Werk jij al LEAN? - 2

Tijdwinst vinden op kantoor, deel 2

5 januari 2015

In deel 1 van deze blog vertelde ik dat het me opviel dat de verbetertechnieken LEAN en TPM veel gebruikt worden in fabrieken en grote organisaties met complexe processen, maar dat je het nog zo weinig terug ziet op kantoor en in het MKB. Terwijl er zoveel mee te winnen valt. Je kunt veel lucht voor jezelf of je team creëren door op zoek te gaan naar tijd, die wel besteed wordt, maar die niet bijdraagt aan het leveren van waarde aan je klant. Onderzoek wijst namelijk uit dat de tijdverspilling in de meeste kantoren 15-40% van de totale inzet van mensen bedraagt, het zogenaamde verborgen kantoor. In deel 2 van deze blog wil ik graag met je delen hoe Lumin dit zelf heeft aangepakt.

Practice what you preach

Nou hoor ik je al denken “bij mij zit echt geen 15-40% verspilling, wij zijn een kleine, efficiënte club.” Dat denk ik als ondernemer natuurlijk ook graag over mijn bedrijf en ik schat ons dan ook aan de onderkant van die schaal in. Maar goed, 15% tijdwinst is nog steeds 6 uur per week per persoon. Toch de moeite waard, vind ik. Geïnspireerd door de LEAN- en TPM-successen die ik bij klanten in de productie zag, besloot ik om binnen Lumin de handschoen op te nemen en op zoek te gaan naar ons eigen verborgen kantoor. Het enige wat me kon gebeuren dat we zouden ontdekken dat het er niet of maar beperkt was. Nou, dat is een acceptabel risico. :-)

Aan de slag met procesverspilling

Onze aanpak is misschien ook voor jou een inspiratiebron, daarom besloot ik deze blog, deel 2 te schrijven. Binnen Lumin hebben wij al een redelijke LEAN-cultuur op het gebied van verstoring (bijvoorbeeld geblokt werken en duidelijke e-mail spelregels). Op het gebied van het reduceren van zoektijd en overlegtijd zijn er bij ons ook absoluut nog wel verbeterpunten, maar analyses met behulp van ons urenregistratiesysteem wijzen uit dat daar niet de grootste tijdwinst te halen is.

In deel 1 van deze blog adviseerde ik om op kantoor of binnen het MKB te beginnen met onderdelen van LEAN waar bij jou de energie op zit en af te durven wijken van de standaard LEAN-volgorde. Bij Lumin waren we het meest geïnspireerd om naar onze procesverspilling te kijken. Ons buikgevoel gaf aan dat daar wat te halen viel. We verdeelden ons bedrijf in 3 kernprocessen en 3 randprocessen. We zijn gestart met één van die 3 kernprocessen; fase 2 van onze acquisitietrechter: “van lead naar opdracht”. We weten hoeveel uur we daar per jaar insteken en we vonden de hoeveelheid uren in die fase niet altijd in de juiste verhouding staan tot de omvang van de te verwerven opdrachten.

In 3 uur klaar

Hoe pakten we het aan? We hebben in een sessie van 3 uur dit deelproces in kaart gebracht in stappen, een zogeheten waardestroomanalyse. Je zet niet alleen de stappen op papier, maar bedenkt ook per stap in welke mate de prospect die stap waardeert en hoeveel tijd wij eraan besteden. Daarna keken we kritisch in welke stappen de verspilling zat, wat doen we in die stap wat de prospect niet echt bijzonder vindt of waar hij niet om vraagt. Dat is namelijk verspilling in LEAN termen. Natuurlijk kun je die stappen niet allemaal zomaar wegstrepen, maar het dwingt je om bij iedere verspilling stil te staan. Hoe groot is de verspilling in uren en waarom doen we die stap eigenlijk zo? De waarom-vragen dwingen je om goed naar verspillingen te kijken die aan de voorkant van je proces zitten. De verspilling verderop in je proces worden er vaak door veroorzaakt. Bij ons zat daar de crux. Het zat niet zozeer in dingen die we niet in één keer goed doen of in allerlei administratieve barrières in ons bedrijf, wij moesten het meer zoeken in stoppen met teveel doen. We moeten alleen doen wat een prospect in die fase zoekt, niet meer en niet minder. En dat doen we dan vervolgens natuurlijk wel op onze eigen Lumineuze wijze waardoor we ons onderscheiden van anderen.

Hou het klein

Verspilling in kaart brengen is één, maar oplossingen zoeken is natuurlijk waar het echt om draait. In diezelfde sessie van 3 uur werden oplossingen bedacht, zoals gezegd dus veelal voor stappen aan het begin van dit deelproces. Een voorbeeld van een oplossing? Het leidde bij Lumin tot een checklist voor een eerste kennismakingsgesprek. Daarin staan de vragen die we moeten stellen om een prospect het juiste acquisitietraject aan te bieden. Passend bij zijn vraag. We besloten om twee acquisitiepaden te maken in plaats van één, een wat beperkter pad waar het kan en een uitgebreider pad waar het nodig is. Vertaald naar de in-company trainingen die wij verkopen, het verschil tussen een prospect die een partner zoekt voor een losse maatwerk training of een prospect die wil sparren over een verandertraject met allerlei soorten interventies en doelgroepen. Na de sessie gingen we in kleine werkgroepjes van twee personen met de uitwerking van de oplossingen aan de gang. We kozen voor vier oplossingen die we binnen 30 dagen konden doorvoeren en met een beperkte ureninvestering. Het is belangrijk om het in deze fase klein te houden. Vele kleine stappen leidden samen naar grote verbeteringen. Een week later presenteerden we de uitwerkingen van de werkgroepjes aan elkaar, namen we besluiten en de twee weken daarna voerden we de eerste verbeteracties al door. Ook zit er energie op het onderwerp en dat is het aller belangrijkste. LEAN is een mindset.

Het Lumin team gaat zeker ook haar andere deelprocessen onder de loep nemen. Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met LEAN op kantoor en zou het leuk vinden als je die hieronder wilt delen.