Werk jij al LEAN? - 1

Wie vindt opruimen nou leuk?

Wat mij opviel is dat TPM en LEAN in kantoren vaak wordt opgestart met opruimen, clean desk beleid, oftewel de introductie van de 5S
cheiden
chikken,
choonmaken,
tandaardiseren,
tandhouden.
Natuurlijk met als doel om door middel van een opgeruimd kantoor zoektijd te reduceren. Zeer nuttig en essentieel uit oogpunt van veiligheid in een fabriek of een ziekenhuis, maar in een kantoor is dit op zijn zachts gezegd niet het meest inspirerende begin van LEAN-denken en vaak ook niet de grootste tijdsverspiller. Of het moet op jouw kantoor echt een zooitje zijn… Meestal verzand je onmiddellijk in discussies zoals: “Ja, maar ik kan zelf alles vinden in mijn stapels” en “Ik heb geen tijd om op te ruimen”. Wanneer je clean desk beleid dan ook nog koppelt aan de introductie van flexwerkplekken, dan zijn meestal de rapen gaar. Ondanks dat ik zelf een ‘clean desk-werker’ ben, is het voor veel mensen niet de energie brengende kick off van LEAN die je zoekt.

Elimineer verspilling

Persoonlijk ben ik overtuigd van het gedachtegoed van LEAN. Het is voor mij een moderne en uitgebreidere versie van het good-old ‘ketendenken’ (input-throughput-output). LEAN leidt er namelijk toe dat je precies de waarde, die de klant wil, levert op het moment dat hij dat wil. Je stelt je klant centraal in jouw bedrijfsproces. En alle activiteiten die je daarvan weerhouden ban je uit, je elimineert verspilling. Het resultaat is een tevreden klant die diensten of producten afneemt die hij waardevol vindt (en waar hij dus voor wil betalen) en een efficiënt proces aan jouw kant. Wie wil dat nou niet? De weg naar dit doel gaat volgens LEAN en TPM in strak geregisseerde stappen en in een vaste volgorde. Als ondernemer hou ik echter van wat meer vrijheid en eigen invulling dan de soms wat rigide aanpak die de zuivere TPM of LEAN methodiek biedt. Ik hield als kind ook al niet van kleurplaten waarbij je binnen de lijntjes moest kleuren ;-).

Waar zit energie op?

Kortom, ik zou MKB’ers en mensen die op een kantoor werken willen adviseren om de vrijheid te nemen om de LEAN-principes in een wat andere volgorde toe te passen en te beginnen op een terrein waarmee je bij jezelf of jouw mensen energie denkt los te maken. Want als je eerste toepassing succesvol is, ga je vanzelf LEAN denken en gaat het vliegwiel spontaan draaien in plaats van dat jij eraan moet sleuren. En dat is wat je wil, want LEAN is een manier van denken, het continu gericht zijn op het reduceren van verspilling in je eigen manier van werken en in de bedrijfsprocessen. Je bent er nooit mee klaar, want er sluipt altijd weer nieuwe ‘slack’ in je proces en de wensen van je klant blijven veranderen. Iedereen moet dus zelf een antenne ontwikkelen voor verspilling en dingen anders durven aanpakken.

Weglekkende tijd

In een kantoor is weglekkende tijd meestal de grootste verspilling. Natuurlijk kun je ook de verspilling van plastic bekertjes aan pakken of het aantal kopieën op de printer. Makkelijker realiseerbaar, maar mensen besparen er geen tijd mee. Mijn ervaring is dat als je start met het aanpakken van ‘proces- of
informatieverspilling’ je grote klappers hebt. Bij procesverspilling zoek je naar:
• stappen in je proces die niet in één keer goed gaan;
• stappen waar je teveel doet. Je doet meer dan de klant verwacht en hij waardeert
   die extra actie ook niet bijzonder,
• stappen die geëlimineerd kunnen worden als je minder administratieve barrières
   zou hebben,
• stappen die geautomatiseerd en/of gestandaardiseerd kunnen worden,
• stappen die de samenwerking met je ketenpartners complex maken.
Bij informatieverspilling zoek je naar stappen waarbij niet-nuttige, foute, tegenstrijdige informatie wordt gebruikt of waar juist informatie ontbreekt. Dit zijn bronnen van verspilling waardoor je proces stroperig wordt.
Mij inspireerde LEAN om anders tegen het eigen werkproces aan te kijken en te durven schrappen. Ik hoop dat het jou ook nieuwe inzichten geeft. Het Lumin team heeft inmiddels haar eerste deelproces (fase 2 van onze acquisitietrechter: “van lead naar opdracht”) onder de loep genomen en verbeterd. Dat was namelijk het deelproces waar bij ons als team energie op zat. Hoe we dat zelf als klein bedrijf hebben gedaan vertel ik je graag in het tweede deel van deze blog.

Tot slot nog een mooie tip in de vorm van een rake uitspraak van Peter Drucker

Marianne Carrière is senior trainer/ adviseur. Eén van haar activiteiten is het begeleiden van bedrijven die LEAN of TPM invoeren met Train-the-Trainer trajecten, zodat medewerkers in staat zijn om kennis intern aan collega’s weg te leren, een belangrijk uitgangspunt bij TPM en LEAN. Daarnaast verzorgt zij binnen deze organisaties ook trainingen ‘leidinggeven aan verandering’ omdat de invoering van TPM of LEAN een veranderproces is. Zij gebruikt het LEAN-denken ook in teamsessies, trainingen Timemanagement en in haar coachtrajecten die ze met MKB ondernemers doet.