Blog's

Fast Learning On the Workfloor (FLOW™) bij SVZ volgens agile projectmethodiek

De productielocaties van SVZ zijn gelegen dichtbij teeltgebieden in Spanje, de Benelux, Oost Europa en de Verenigde Staten (VS). De productielocatie in de VS had begin 2016 de wens om te starten met het wegleren van waargenomen tekorten in kennis en vaardigheden bij haar operators. Deze tekorten waren ontstaan door ‘weggelopen kennis’ na een periode met een hoog personeelsverloop. Deze kennishiaten (skill gaps) waren de oorzaak van mensgerelateerde verliezen zoals onnodige downtime van machines, wachttijden van vrachtauto’s omdat de laadprocedure niet goed gevolgd werd of off spec producten door verkeerde machine-instellingen. Daarnaast maakte technologische ontwikkelingen bijscholing van operators noodzakelijk.

Het hoofdkantoor van SVZ in Breda vroeg Lumin om mee te denken over een plan van aanpak voor dit verbetertraject in Amerika. Daarbij wilde men graag binnen vier maanden resultaat zien. Nadat de belangrijkste mensgerelateerde verliezen in de VS in kaart waren gebracht, heeft Lumin samen met SVZ FLOW™ opgezet volgens de agile projectmanagementmethodiek. Met FLOW zijn, in een zeer kort tijdsbestek, alle operators de voor hen belangrijkste kennis en vaardigheden bijgebracht met als doel de top 12 van mensgerelateerde verliezen te verminderen en daarmee de totale fabriek op een hoger kwaliteitsniveau te tillen.

Niet alleen leren op welke knoppen je moet duwen

Lumin heeft in januari en februari 2016 als scrum master twee sprints opgezet en uitgevoerd met een internationaal scrumteam van zes tot acht personen. De output van beide sprints bestond uit totaal 12 micro trainingen van maximaal 2 uur. Tijdens de sprints zijn de draaiboeken en het materiaal voor deze microtrainingen ontwikkeld en heeft Lumin een Train-the-Trainer opleiding aan de scrumteamleden verzorgd. Ook zijn alle ondersteunende materialen gemaakt die nodig waren voor een succesvolle uitrol van de microtrainingen op de plant in de VS zoals onder andere een skill matrix en een trainingskalender. En last but not least, alle theorie- en praktijktoetsen waarmee de kennis en vaardigheden van de operators getoetst konden worden na afloop van elke microtraining. De microtrainingen leren de operators niet alleen hoe zij op een gestandaardiseerde manier moeten werken, maar ook welk effect hun handelen op de kwaliteit van het product of op het proces heeft. Dus niet alleen maar leren op ‘welke knoppen je moet duwen’, maar ook inzicht krijgen in de procesflow. Na de sprint van een werkweek waren de eerst vijf microtrainingen klaar. Na een succesvolle uitrol van deze vijf trainingen is hier met de tweede sprint een vervolg aangegeven. De ervaringen van de eerste uitrolfase zijn benut in de tweede sprint. Daardoor werd de kwaliteit van de microtrainingen nog verder verbeterd. Dit iteratieve karakter is kenmerkend voor de agile aanpak en past naadloos bij de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).

De kracht van focus in een sprint

Om FLOW te realiseren is er een stuurgroep opgericht die vooraf het plan van aanpak heeft goedgekeurd. De twee sprints van 5 werkdagen zijn vervolgens uitgevoerd door een volledig vrij geroosterd scrum team dat bestond uit een producteigenaar, de Lumin scrum master en de ontwikkelaars van de trainingen. Dit waren de Human Resources Manager, drie ploegleiders en de Quality Assurance Manager van de fabriek in de VS. Daarnaast behoorden een senior procestechnoloog van SZV en de TPM-manager tot de groep ontwikkelaars. De Lumin scrum master werkte zelf ook mee in de sprints en hield tevens de stuurgroep geïnformeerd.

Het scrumteam was in staat om alle microtrainingen te ontwikkelen mede doordat de ploegleiders kennis hadden van de actuele productieprocessen. Zij waren de inhoudelijke experts en spraken de taal van de operators. De teamleden met verschillende achtergronden ontwikkelden in duo’s de trainingen. Ieder duo bestond uit een ploegleider samen met een kritische meedenker. Daarna deed een ander duo een revisieslag op de ontwikkelde trainingen. Door de verschillende invalshoeken, dit 8-ogen principe en de volledige focus op FLOW gedurende de twee sprintweken werd een zeer hoge kwaliteit van de eindproducten bereikt.

Positieve vibes op de werkvloer

Na de sprint waren de ploegleiders goed uitgerust om in hun eigen fabriek in de VS alle ontwikkelde microtrainingen te verzorgen aan hun collega’s en de bijbehorende toetsen af te nemen. Twee werkdagen na afloop van de eerste sprint waren ze al microtrainingen aan het geven aan de operators! Dat was mogelijk omdat ook alle ondersteunende materialen in de sprints waren ontwikkeld, denk aan een presentatie om FLOW uit te leggen tijdens ploegoverleg, een trainingskalender, een registratiesysteem waarin individuele vorderingen konden worden vastgelegd, een beloningssysteem en een vangnet voor collega’s die zakten voor de toetsen. Binnen drie maanden waren 30 operators getraind in 12 skills.

Opvallend waren de positieve vibes die direct merkbaar waren in de fabriek. Door de microtrainingen voelden operators zich gewaardeerd. Hun vorderingen werden gezien en er was erkenning voor hun werk. De trainingen waren laagdrempelig omdat ze door de eigen ploegleiders werden gegeven, mannen uit de praktijk. Door het feit dat de trainingen geen ‘domme’ knoppencursussen waren maar ook inzoomden op inzicht in het productieproces, voelden mensen zich serieus genomen. Zelfs de meest ervaren operators leerden nieuwe dingen. Ook waren ze trots op hun eigen prestaties na het halen van de theorie- en praktijktoetsen. En als een operator de eerste keer zijn toetsen niet haalde, boden collega’s ondersteuning in de vorm van extra uitleg of oefening. Gratis teambuilding! Daarnaast was er een financiële beloning voor het halen van de theorie- en praktijktoetsen. Dit alles werkte enorm motiverend. Operators werden gecertificeerd voor bepaalde taken en het succes van de eerste twaalf trainingen werd gevierd met een grote BBQ, waarvoor zelfs de global CEO en de HR director zijn overgevlogen naar de VS. Hierdoor voelen operators zich betrokken en presteren zij beter. FLOW stimuleert operators om nieuwe uitdagingen aan te gaan in de vorm van taakverbreding. Mensen schrijven zich nu vrijwillig in voor nieuwe FLOW trainingen, de wens om tweede competenties aan te leren ontstaat bottom-up. Inmiddels werken diverse operators op hun eigen verzoek mee bij het ontwikkelen van nieuwe FLOW trainingen.

En dan vasthouden

Als laatste stap in het traject heeft Lumin een train-the-scrum master verzorgd op de plant in de USA zodat een aantal voormalige scrumteamleden voortaan zelf sprints kunnen begeleiden in de rol van scrum master. Zo kunnen nieuwe FLOW trainingen worden ontwikkeld zonder hulp (en kosten) van externen. De fabriek kan op eigen kracht en in goede conditie weer verder. Deze laatste stap is essentieel voor de borging van het traject. FLOW heeft gezorgd voor een verandering die daadwerkelijk tot verbetering van verliezen leidt. Dat resulteert enerzijds in een lagere kostprijs en anderzijds biedt het leveren van constante kwaliteit mogelijkheden om binnen te komen in marktsegmenten met hogere eisen. FLOW is zo succesvol dat de uitrol naar andere productielocaties van SVZ in gang is gezet.

Samenvattend; wat FLOW™ uniek maakt, is:

1. Wat. Startpunt is de lijst met geprioriteerde mensgerelateerde verliezen. Door die te koppelen aan de skill matrix wordt de leerbehoefte per individu duidelijk.
2. Hoe invullen vanuit:
   1. Producteigenaarschap; de ontwikkeling van de FLOW trainingen en de uitrol ervan wordt gedaan door hetzelfde interne multidisciplinaire expertteam. Voor en door praktijkmensen.
   2. Agile projectaanpak; een continue (iteratief) ontwikkelproces waarin het multidisciplinaire expertteam in korte sprints met volledige focus direct bruikbare trainingen, toetsen en Standard Operating Procedures (SOP) oplevert, uitrolt, evalueert, verbetert en borgt.
3. Waarom werkt FLOW? Door de agile aanpak met eigen mensen verbeteren de mensgerelateerde verliezen zeer snel. En vanuit bedrijfseconomisch oogpunt zijn de kosten van FLOW, in verhouding tot de verliezen die je ermee wegwerkt, relatief laag. Daardoor verdient FLOW zich snel terug. Bovendien kent FLOW ook een borgingsstap waarmee de organisatie in staat is om zelf, zonder de kosten van externe hulp, toekomstige mensgerelateerde verliezen aan te pakken.

Initiatiefnemers van dit project waren vanuit:

• Klant: de heer Jan Janse, HR director SVZ. Hij zorgde voor de opstart, commitment op managementniveau, was lid van de stuurgroep en stimuleerde verdere uitrol van FLOW binnen andere productielocaties van SVZ. Jan.Janse@svz.com
• Bureau: mevrouw Marianne Carrière, trainer, coach, adviseur bij Lumin. Zij zette FLOW inhoudelijk op, was scrummaster, informeerde stakeholders en verzorgde de borging in de VS middels train-the-scrummaster. marianne.carriere@lumin.nl