Blog's

FLOW™

Wat is het resultaat van FLOW?

FLOW reduceert in zeer korte tijd verliezen die door verkeerd menselijk handelen ontstaan. Het wegnemen van die verliezen doen we door een modulair trainings­programma dat wordt ontwikkeld én uitgevoerd door interne mensen uit de praktijk. Binnen 3 maanden de belangrijkste ontbrekende vaardigheden wegleren en daarmee de verliezen wegnemen wordt mogelijk gemaakt door de agile aanpak van FLOW.

Waar kan je FLOW toepassen?

FLOW kan zowel in productie- als kantooromgeving succesvol worden toegepast. Denk in een fabriek bijvoorbeeld aan verliezen zoals downtime van een machine door verkeerd gebruik, wachttijden van vrachtauto’s omdat de laadprocedure niet goed gevolgd wordt of vernietigingskosten van off spec producten door verkeerde machine-instellingen. In een kantoor zijn dat bijvoorbeeld lange responstijden voor klanten door gebrek aan bepaalde kennis bij medewerkers of verlies van mensuren door het niet goed volgen van een werkproces.

Wat is FLOW?

FLOW is een totaalaanpak die ontstaan is uit een mix van agile projectmanagement, train-de-trainer, lean en portfoliomanagement. De belangrijkste componenten die we hieruit gebruiken zijn het werken met een scrumteam in korte sprints, de vaardigheden om zelf interne trainingen en toetsen op te zetten en te verzorgen, het denken en werken vanuit verliesreductie en standaardisatie, het aanbrengen van een goede prioritering en het maken van de juiste keuze uit beschikbare resources. Vanuit jarenlange ervaring in deze disciplines heeft Lumin FLOW ontwikkeld.

Hoe werkt FLOW?

FLOW is een drietrap, opgezet vanuit de drie rollen in de agile projectsystematiek. De drie treden met bijbehorende rollen zijn:

1. Interne trainingen ontwikkelen in een scrumteam. Tijdens deze eerste stap nemen deelnemers, vaak voor het eerst, deel aan een sprint en leren als scrumteamlid werken volgens de agile principes onder leiding van een Lumin scrummaster.
2. Zelf verantwoordelijk zijn voor het sprintproces. De deelnemers hebben ooit als scrumteamlid aan een sprint deelgenomen. Nu leren ze hoe ze zelf, als scrummaster, sprints kunnen initiëren en begeleiden.
3. Agile initiatieven managen in de organisatie. In de derde stap zoomen we met de opdrachtgever, die in agile de producteigenaar heet, in op het professioneel invullen van zijn rol voorafgaand, tijdens en na de uitvoering van een sprint. Daarnaast leert de producteigenaar welk type project wel en niet met agile kan worden aangestuurd.

Met deze drie stappen is FLOW niet een eenmalige exercitie, maar een manier van denken en werken die stevig verankerd is in de eigen organisatie en verder zonder hulp van externen voortgezet kan worden.

Stap 1: Interne trainingen ontwikkelen in een scrumteam

FLOW start met het prioriteren op de waargenomen tekorten aan vaardigheden of kennis bij medewerkers. Of met andere woorden welke mensgerelateerde verliezen moeten worden gereduceerd? Dit zijn verliezen die ontstaan door verkeerd menselijk handelen. Lumin zet deze eerste stap samen met de producteigenaar. Hij of zij heeft het meeste belang bij het ‘product’ dat gemaakt wordt door het scrum team en bepaalt wat er moet gebeuren in de sprint(s) en in welke volgorde. Denk bij ‘product’ bijvoorbeeld aan het maken van interne trainingen of het herontwerpen van een werkproces. Daarna vertaalt Lumin de verliezen naar een realiseerbare output van de sprint(s) en een sprintplanning. Op basis van de gewenste output van de sprint worden scrumteamleden op hun expertise geselecteerd en uitgenodigd. Vervolgens begeleidt Lumin als scrummaster het scrumteam door de opzet, uitvoering en aansturing van het scrumteam tijdens sprints op zich te nemen. Samen met de producteigenaar is Lumin verantwoordelijk voor de output van de sprint(s). Tijdens de sprints worden de FLOW trainingen ontwikkeld, worden er trainingsmaterialen en toetsen gemaakt en verder alle ondersteunende materialen die nodig zijn voor een succesvolle uitrol. Lumin verzorgt tijdens de sprint ook een korte train-de-trainer opleiding zodat scrumteamleden na de sprint zelf in staat zijn om de ontwikkelde FLOW trainingen te geven aan hun collega’s.

Stap 2: Zelf verantwoordelijk zijn voor het sprintproces

De tweede stap van FLOW is het zelf kunnen opzetten en uitvoeren van sprints met als doel om zelf FLOW trainingen te ontwikkelen en FLOW te borgen in de organisatie. Lumin verzorgt dit door middel van een train-de-scrummaster. De train-de-scrummaster start met een vierdaagse training waarin scrumteamleden:

• Een gedegen theoretische basiskennis krijgen over agile projectmanagement.
• Een sprint leren opzetten en begeleiden. Deelnemers bereiden ook daadwerkelijk hun eerste eigen sprint voor. Deze sprint dient minimaal een maand na de train-de-scrummaster plaats te vinden.
• Een theorietest maken waaruit blijkt dat zij voldoende basiskennis hebben van de agile projectmethodiek.
• Coaching on the job krijgen tijdens de eerste sprintdag van de sprint die zij zelf als scrummaster voorbereiden en begeleiden.
• Ondersteuning krijgen bij de voorbereiding van de sprintterugblik met het scrumteam. Door middel van een praktijkobservatie beoordeeld worden als scrummaster.

Pas wanneer de deelnemers zowel de theorie- als de praktijktest hebben gehaald, ontvangen zij het Lumin train-de-scrummaster certificaat en kunnen ze als FLOW scrummaster zelfstandig aan de slag.

Stap 3: Agile initiatieven managen in de organisatie

• Lumin ondersteunt het professioneel producteigenaarschap door middel van een train-de-product owner. Hierin staat het formuleren van een goede productvisie en gewenste deliverables centraal. De producteigenaar is samen met de scrummaster verantwoordelijk voor de output van de sprint, ook wel het wat. De producteigenaar geeft bij de start de prioriteiten aan en bepaalt wat er moet gebeuren en in welke volgorde. Zo houdt de producteigenaar grip op de sprint direct vanaf de start tot het einde als het sprintresultaat bereikt is. Zonder daarbij op de stoel van de scrummaster te gaan zitten die verantwoordelijk is voor het hoe, het werkproces binnen de sprint.
• Lumin ondersteunt het professioneel producteigenaarschap door middel van coaching waarin het managen van alle sprint initiatieven centraal staat. Bij alle sprintaanvragen moet de producteigenaar zich afvragen ‘waarom doen we deze sprint?’. Of met andere woorden; ‘welke sprint geeft meetbare resultaten en is werkelijk van meerwaarde?’. Dit is meestal een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het MT.
• Lumin ondersteunt de integratie van agile in het totale projectenportfolio van een organisatie door middel van consultancy aan het MT of de directie. Te denken valt aan het maken van strategische keuzes vanuit de projectportfolio over welke initiatieven met agile opgepakt kunnen worden en welke zich meer lenen voor de waterfall projectmethodiek. Tevens worden hier keuzes gemaakt over de bemensing van de sprints. Hoe benutten we onze sprint capaciteit zo optimaal mogelijk?

Marianne Carrière, trainer en adviseur bij Lumin, over FLOW©: “De werkwijze van FLOW is bijzonder effectief, het is een soort versneller. Binnen een paar weken werpt het al zijn eerste vruchten af, niet alleen in verliesreductie, maar ook in de werksfeer in de fabriek. Iedereen zet de schouders er onder. Met name de ontwikkelde theorie- en praktijktesten maken dat iedereen er zeer serieus in zit. Iedere operator wil slagen! Door de train-de-scrummaster kan de klant voortaan zelf haar sprints begeleiden en zonder externen in de volgende fasen van FLOW haar eigen trainingen ontwikkelen. Een heel bijzonder en super tof verbetertraject om op te zetten en uit te voeren!”

Lees meer over de toepassing van FLOW bij één van onze klanten, SVZ (VS), een fruitverwerkend bedrijf.

Geïnteresseerd om verder te praten of FLOW een oplossing voor verliesreductie in uw organisatie is? Bel of mail met Marianne Carriere, adviseur en trainer bij Lumin.

Productleaflet FLOW